Consejos para organizarse mejor en el trabajo

Es difícil mantenerse enfocado en una sola tarea cuando los documentos forman columnas sobre el escritorio, entre reuniones y fechas límites para entregar los trabajos, las llamadas, correos electrónicos y conversaciones con otros compañeros de trabajo.

Las interrupciones, sin embargo, son inpredecibles e inevitables.

Manejar el tiempo. Mantener el escritorio organizado. Hacer una lista de las asignaciones pendientes. Llevar agenda. Estas son algunos consejos que, de seguirlos, podría ayudar a que se sienta más tranquilo y con menos estrés en el trabajo. ¿La razón? Es más fácil concentrarse en las tareas diarias cuando tienes una visión más clara de lo que hay que hacer en el día.

Estudios de la Universidad de Rice, en Houston, Texas, y la revista Entrepreneur, comparten varios consejos que ofrecen y aseguran ayudarán a conseguir concentrarse mejor en las tareas del trabajo y evitar estrés innecesario.

1. Mantén el área de trabajo limpia y organizada. Algunas personas tienden a sobre decorar sus espacios de trabajo, lo que muchas veces hace que se vea desorganizado o abarrotado de objetos innecesarios el escritorio. Si eres de las personas que tienden a distraerse con la más mínima de las provocaciones, mantén el área limpia.

Haz una limpieza de documentos y papeles que no hayas necesitado en al menos un año de trabajo. El guardar papelería que no es necesaria hace que sea más difícil encontrar aquella que se necesita en algún momento determinado. Si es necesario, organiza los archivos por colores (e.g. verde para documentos de finanzas; violeta para los clientes; étc.). Busca un modelos que sirva para tu área de trabajo, y síguelo. Sé consistente y disciplinado.

2. Establece prioridades y fechas límites. Aunque en la mayoría de los trabajos estas son impuestas, es bueno llevar una agenda personal para que tengas conocimiento de las asignaturas pendientes. Lleva a cabo aquellas tareas del día que sean de mayor importancia primero, o las que tomen más tiempo, para que no te sientas apresurado cuando se acerque la hora de entrega.

No fantasees. Sé realista al momento de hacer estas listas. Si no te sientes cómodo llevando a cabo más de una tarea a la vez, no hagas listas que requieran del mismo tiempo para más de una de ellas. Llamadas y correos electrónicos que no sean de urgencia, pueden esperar a ser contestados una vez termines la tarea ya que ocupan tiempo valioso e interrumpen tu concentración.

3. Lleva una sola agenda. A principio de año se reciben muchos calendarios y agendas como regalo. Escoge una sola para apuntar las tareas y reuniones. Si eres más tecnológico, pretende que el calendario de tu predilección sincronice automáticamente entre los diferentes dispositivos electrónicos.

Tanto las fechas lejanas como las inmediatas pueden ser olvidadas fácilmente cuando se trabaja con tantas cosas a la vez. El tener más de una agenda en donde llevar récord de todas estas responsabilidades y reuniones futuras podría causar que falles en llegar a las mismas en más de una ocasión. Si manejas diferentes agendas para diferentes cuentas, clientes o personas, usa códigos de colores para distinguirlos en el mismo calendario.

4. Confirma citas y reuniones al menos 24 horas antes. No dejes para última hora el confirmar tu asistencia, o la asistencia de la persona o grupo con el que te vas a reunir para el mismo día de la cita. Igual con las asignaturas, verifica que las fechas u horarios no hayan cambiado.

A veces los calendarios no están en tu control y hay que tener mucho cuidado con mantenerse al tanto de estos cambios. Para no quedar mal ninguna de las dos partes citadas, siempre es bueno enviar un mensaje o hacer una llamada para confirmar con tiempo y, de haber cambios, organizar otra cita que no conflija con eventos futuros o previamente pautados.

5. Haz buen uso de la tecnología. Cada vez son más los trabajos que requieren estar frente a una computadora con acceso ilimitado al Internet. Entre páginas informativas, redes sociales, vídeos y música, es fácil ver los minutos pasar navegando en la red sin necesariamente aprovecharlo para cumplir con las tareas diarias a tiempo.

Aprovecha este acceso para maximizar tu productividad en vez de retrasarla. La tecnología facilita y agiliza la mayoría de los trabajos si se sabe utilizar, además de que es un instrumento extremadamente importante para adquirir conexiones y mantenerse comunicado e informado en todo momento. Al igual que con los correos electrónicos y con las llamadas, antes de contestar mensajes, analiza si son de urgencia que debes atender inmediatamente, o si pueden esperar hasta que hayas terminado el trabajo que estás haciendo al momento.